January 2023

01/05 Tips, Tricks, Troubleshoot #5

00:00 – Intro
14:30 – Milestone Fields
23:30 – Josie’s Milestone Fields
34:00 – Can my team see my Property Table?
36:20 – At what point can we add color sections?
37:50 – Property Segments
40:50 – How Josie uses the Task Pipeline
49:28 – How to add phone numbers for Text messaging?
51:00 – How do I invite an agent to the Agent Portal?
01:00:35 – Setting up Property Segments
01:07:40 – Calvert’s Intake Form Fields
01:11:20 – Field editor boxes for bulk actions
01:19:00 – Contact Loop with Kayli
01:32:00 -Contact Connection
01:40:44 – Group Discussion

01/10 Tips, Tricks, Troubleshoot #6

02:35 – Format when adding contacts in OTC

05:15 – Milestone Fields/Status Fields

12:30 – Calvert’s Intake Form

16:32 – Josie’s Status Fields

21:40 – What OTC Plan is fully automated?

22:40 – Belinda’s Status Fields

26:30 – Josie’s Intake Conditions for Status Fields

33:00 – Intake Form Triggers Cleanup

36:20 – Melissa’s Intake form triggers

55:25 – OTC Plans Add ons

56:45 – Manually set up triggers with Status Fields

01:05:00 – Member Vault Content (Property Table)

01:10:30 – Send emails thru the Property Table/Task Batching

01:20:00 – Critical Dates/Priority Dates

01:31:50 – Property Table Shortcuts

01:38:30 – OTC Color Coding

01:48:00 – Bookmark Manager (Chrome)

01/17 Tips, Tricks, Troubleshoot #7

01:46 – Debbie & Genny’s account update

05:30 – Google sheet Data tab with Josie

11:10 – Melissa’s Trigger Sheet

23:20 – Kayli’s Intake Form Issue

30:00 – Belinda’s Intake Form Field not showing up on the preview

40:00 – Calvert’s Contact Role

44:30 – Kayli’s Contact Role (Smart Block)

55:25 – Doing Calvert’s email template

01:11:40 – What is a Contact Loop?

55:25 – Continuation on Calvert’s email template

01:37:40 – Kayli’s Intro Template

01:40:00 – Group Discussion

01/24 Tips, Tricks, Troubleshoot #8

00:00 – Member’s Intro
16:00 – Contact loops
21:00 – How do group members use their document template
27:20 – How Josie uses documents
37:30 – Joe on documents
43:30 – Document Notes
47:40 – Josie’s Contact loop sample
55:50 – Smartblock’s color in an email template
57:00 – Text Template
01:07:30 – Triggers & Conditions
01:21:20 – Intake Form Fields
1:25:20 – Joe’s Intake Form
01:31:30 – Intake Form Layout
01:33:40 – Adding a text area field for additional info/reminders
01:38:20 – Calvert’s process for compliance
01:44:50 – Task recurrence
01:49:30 – Send email feature
01:53:00– Contact Role Sorting

01/31 Tips, Tricks, Troubleshoot #9

00:00 – Intro
07:06 – TTT links location in MVault
10:20 – Property Table
12:45 – Creating a Table with Calvert
21:30 – Property Table (Table Columns)
28:00 – Property Table (Contacts)
31:17 – Pro tip on Segments
32:55 – Belinda’s Property Table
50:40 – Belinda’s Intake Form Triggers Issue
55:30 – Intake form fields (Show/Hide)
1:02:20 – Sending the task trigger email before completing the task
01:10:13 – Sending the task trigger email by completing the task
1:17:25 – Adding a task trigger
1:25:30 – Task not completed trigger sample
1:40:00 – Email template trigger options (detach & clear email)
1:51:20 – Kayli’s Fall back days fields

February 2023

02/07 Tips, Tricks, Troubleshoot #10

00:00 – Intro
07:00 – Bertie shares her goal in OTC
12:50 – Bertie’s unscheduled tasks
21:33 – Carrie on parent/child tasks
29:00 – Calvert shares her progress with Smartblocks
34:50 – Kayli & Josie on Calvert’s Smartblocks issue
43:20 – Creating a Smartblock “and/or” condition sample with Calvert
48:40 – Calvert’s issue on contact loops
59:30 – Genny shares their setup progress and how they utilize sub-tasks
01:09:21 – What plan do you need to be to have Sub Task?
01:18:00 – Genny shares how to edit an email from a task
01:23:00 – Kayli shares her progress
01:31:20 – Laura shares her Smartblock table
01:38:40 – Laura’s Loan & Appraisal status fields
01:50:00 – Brainstorming on status fields
01:57:00 – Kayli shares her Intake questions fields & statuses
02:01:00 – Workaround on assigning tasks to Laura’s team
02:14:00 – Laura’s intake form trigger

02/21 Tips, Tricks, Troubleshoot #11

00:00 – Intro
06:15 – Recurring tasks with no specific date
12:15 : – Christina’s Introduction and progress on OTC
18:50 – Laura shares her experience with Contact Table
30:40 – Belinda shares her experience of sending an email with tasks not completed
34:08 – Sorting tasks in Task Pipeline
59:15 – Josie gives an example of working with Property Table
01:04:40 – Calvert on smart block groups
01:14:50 – Troubleshooting Calvert’s issue on smart block group for salutation
01:20:00 – How to organize smart blocks
01:33:05 – Josie’s document smart blocks
01:36:40 – Ways to trigger file role

March 2023

03/02 Tips, Tricks, Troubleshoot #12

00:00 – Intro
08:10 – Keeping track of follow ups
11:30 – Keeping track in OTC with Laura (Task & Documents)
29:00 – The importance to maintain documents for TCs
42:45 – Recurring task
49:50 – Sending out emails through task trigger
01:04:10 – Template editor overview with Josie
01:18:50 – Intake form conditions & triggers
01:23:30 – Intake form condition sample (HOA) with Kayli
01:42:40 – Intake form trigger sample (HOA) with Kayli
01:47:30 – Intake form fields tips with Josie
01:59:50 – Laura’s intake form trigger setup
02:09:15 – Laura’s Clickup

03/09 Tips, Tricks, Troubleshoot #13

00:00 – Intro
02:30 – How multiple select options affect smartblock group/intake
14:25 – Dropdown to Radio/Stacked
15:30 – Smartblocks conditions
31:25 – Bertie’s experience on MoveEasy integration
35:30 – Genny shares their team’s progress on their OTC setup
43:30 – Karlea’s Intro & question about contact role
50:00 – When is the good time to start testing things in OTC?
01:03:50 – Kayli shares her progress on OTC
01:12:55 – Fixing Carri’s Smartblock
01:30:40 – Natalie’s test contacts
01:34:10 – Belinda shares how to use Global notes
01:37:10 – Calvert’s contact loop issue
01:53:35 – Formatting text fields with Josie

03/16 Tips, Tricks, Troubleshoot #14

00:50 – Calvert shares her progress
03:50 – Belinda’s Intake Form Issue
15:40 – Kayli on Belinda’s Intake Issue
19:30 – Josie addresses the issue on Belinda’s intake
27:00 – Use of “Days of the week” fields
29:10 – Belinda’s Today’s Date field
37:50 – Group discussion on Genny’s Universal Intake form idea
50:55 – Genny shares their Intake form
55:15 – Josie – Convert fields into condition
01:04:00 – Intake form processes
01:07:40 – Kayli’s shares her progress on OTC
01:17:00 – Laura shares her progress
01:24:20 – Members share how they use subtask
01:36:10 – Bertie shares how she handles Earnest Money
01:40:00 – Natalie shares her progress
01:44:00 – Bertie shares her progress
01:4820 – Question about Intake form conditions from Calvert
01:54:40 – Group discussion

03/16 Tips, Tricks, Troubleshoot #14

00:50 – Calvert shares her progress
03:50 – Belinda’s Intake Form Issue
15:40 – Kayli on Belinda’s Intake Issue
19:30 – Josie addresses the issue on Belinda’s intake
27:00 – Use of “Days of the week” fields
29:10 – Belinda’s Today’s Date field
37:50 – Group discussion on Genny’s Universal Intake form idea
50:55 – Genny shares their Intake form
55:15 – Josie – Convert fields into condition
01:04:00 – Intake form processes
01:07:40 – Kayli’s shares her progress on OTC
01:17:00 – Laura shares her progress
01:24:20 – Members share how they use subtask
01:36:10 – Bertie shares how she handles Earnest Money
01:40:00 – Natalie shares her progress
01:44:00 – Bertie shares her progress
01:4820 – Question about Intake form conditions from Calvert
01:54:40 – Group discussion

03/30 Tips, Tricks, Troubleshoot #16

00:00 – Intro
02:10 – Natalie’s Intro & current project
03:55 – Natalie’s question about adding a field template after completing a a task
10:21 – Natalie on scheduling tasks under a child task template (Repairs)
18:12 – Laura’ Intro & current project
20:20 – Laura’s question about Contact Roles
32:55 – Kayli’s Intro & current project
35:50 – Kayli’s question about Contract Status/Status Fields
39:10 – Kayli’s question about email formatting with Email Task Triggers
46:10 – Laura shares her Status Request to Lenders email/Status Fields
56:40 – Group Discussion about OTC, Chat GPT & Loom
01:11:30 – Calvert’s Intro & question about OTC’s Text Feature
01:20:15 – Discussion on Calendar Invites
01:24:00 – Automating Calvert’s Google Workspace calendar
01:38:30 – Floating dates
01:45:00 – Brainstorming on Laura’s Document Smartblocks